Βοστάνειο: Ψηφιοποιούνται 438.000 σελίδες αρχείων με έργο 94.860 ευρώ – Διαγωνισμός για τον ψηφιακό εκσυγχρονισμό του νοσοκομείου

Σε μια σημαντική παρέμβαση για τον ψηφιακό εκσυγχρονισμό των διοικητικών και οικονομικών υπηρεσιών του προχωρά το Γενικό Νοσοκομείο Μυτιλήνης «Βοστάνειο», προκηρύσσοντας διαγωνισμό για την ψηφιοποίηση και ηλεκτρονική διαχείριση του φυσικού αρχείου του.

Το έργο έχει συνολικό προϋπολογισμό 94.860 ευρώ με ΦΠΑ και προβλέπει τη μετατροπή περίπου 438.000 σελίδων εγγράφων σε ψηφιακή μορφή, δημιουργώντας ένα ενιαίο σύστημα ηλεκτρονικής αναζήτησης, αποθήκευσης και διαχείρισης.

Η προκήρυξη δημοσιεύθηκε στις 11 Νοεμβρίου 2026, έπειτα από απόφαση του Διοικητικού Συμβουλίου του νοσοκομείου στις 13 Οκτωβρίου.

Ποια αρχεία θα ψηφιοποιηθούν

Σύμφωνα με τις τεχνικές προδιαγραφές της διακήρυξης, το έργο αφορά δύο μεγάλες κατηγορίες αρχείων:

• 690 φακέλους προσωπικού, με εκτιμώμενο όγκο 138.000 σελίδων.

• 7.500 φακέλους ενταλμάτων πληρωμής, που καλύπτουν περίοδο τριών ετών και αντιστοιχούν σε περίπου 300.000 σελίδες.

Συνολικά, πρόκειται για 8.190 φυσικούς φακέλους και περίπου 438.000 σελίδες εγγράφων.

Διευκρινίζεται ότι το συγκεκριμένο έργο δεν αφορά τους ιατρικούς φακέλους των ασθενών, αλλά αποκλειστικά το διοικητικό και οικονομικό αρχείο του νοσοκομείου.

Τέλος στην αναζήτηση εγγράφων σε φυσικούς φακέλους

Η παρέμβαση δεν περιορίζεται στη σάρωση των εγγράφων. Προβλέπει την καταγραφή, ταξινόμηση, ψηφιοποίηση και τεκμηρίωση του αρχείου, ώστε κάθε έγγραφο να μπορεί να εντοπίζεται ηλεκτρονικά.

Ιδιαίτερη σημασία έχει η χρήση τεχνολογίας οπτικής αναγνώρισης χαρακτήρων (OCR), η οποία θα επιτρέπει την αναζήτηση λέξεων και πληροφοριών μέσα στα ψηφιοποιημένα έγγραφα.

Παράλληλα, θα εγκατασταθεί νέο Σύστημα Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, μέσω του οποίου οι εξουσιοδοτημένοι εργαζόμενοι θα μπορούν να αναζητούν, να προβάλλουν και να ανακτούν τα απαραίτητα αρχεία χωρίς να χρειάζεται η χειροκίνητη αναζήτηση στους φυσικούς φακέλους.

Η επεξεργασία και η προσωρινή φύλαξη του φυσικού αρχείου θα πραγματοποιούνται σε εγκατάσταση του αναδόχου στη Μυτιλήνη, με υποχρέωση άμεσης επιστροφής των φακέλων όταν ζητούνται από το νοσοκομείο.

Πρόβλεψη για προσωπικά δεδομένα και ασφάλεια

Επειδή σημαντικό μέρος του αρχείου περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα εργαζομένων και οικονομικά στοιχεία, η διακήρυξη προβλέπει συγκεκριμένες απαιτήσεις ασφαλείας.

Η πρόσβαση στα ψηφιακά αρχεία θα γίνεται με καθορισμένα δικαιώματα χρήσης, ενώ θα εφαρμόζονται διαδικασίες ελέγχου της ποιότητας και της πληρότητας της ψηφιοποίησης.

Επιπλέον, ο ανάδοχος θα αναλάβει την εκπαίδευση του προσωπικού του Βοστάνειου στη χρήση του νέου συστήματος, καθώς και την τεχνική υποστήριξη και συντήρησή του για διάστημα 24 μηνών μετά την ολοκλήρωση και παραλαβή του έργου.

Πότε ολοκληρώνεται και πότε λήγει ο διαγωνισμός

Η διάρκεια υλοποίησης έχει οριστεί σε τρεις μήνες από την υπογραφή της σύμβασης, με καταληκτικό χρονικό ορίζοντα την 31η Μαρτίου 2027.

Ο διαγωνισμός θα πραγματοποιηθεί ηλεκτρονικά μέσω του ΕΣΗΔΗΣ, με αριθμό συστήματος 591348.

Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να καταθέσουν τις προσφορές τους έως την Πέμπτη 26 Νοεμβρίου 2026 και ώρα 14:30, ενώ η αποσφράγιση έχει προγραμματιστεί για τη Δευτέρα 30 Νοεμβρίου 2026 στις 09:30.

Κριτήριο ανάθεσης είναι η χαμηλότερη τιμή, εφόσον πληρούνται οι προβλεπόμενες τεχνικές προδιαγραφές.

Ο προϋπολογισμός ανέρχεται σε 76.500 ευρώ χωρίς ΦΠΑ και σε 94.860 ευρώ συμπεριλαμβανομένου του ΦΠΑ.

Ένα βήμα προς τη σύγχρονη διοικητική λειτουργία

Η ψηφιοποίηση του αρχείου αποτελεί μια σημαντική οργανωτική παρέμβαση για το μεγαλύτερο νοσοκομείο της Λέσβου.

Η μετάβαση από τους φυσικούς φακέλους σε ένα οργανωμένο ηλεκτρονικό σύστημα αναμένεται να περιορίσει τον χρόνο αναζήτησης εγγράφων, να διευκολύνει την καθημερινή εργασία των διοικητικών υπηρεσιών και να ενισχύσει την ασφάλεια και την καλύτερη διαχείριση του αρχείου.

Το επόμενο διάστημα αναμένεται να φανεί ποια εταιρεία θα αναλάβει το έργο και εάν το χρονοδιάγραμμα των τριών μηνών θα επιτρέψει την ολοκλήρωση μιας τόσο μεγάλης ψηφιοποίησης έως τον Μάρτιο του 2027.